1. Pengertian Laporan
Laporan adalah karangan yang berisikan paparan peristiwa atau kegiatan yang telah dilakukan seperti investigasi, studi & riset yang permanen, komprehensif dan koheren sehingga informasi yang disampaikan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2. Macam-macam Laporan
Jenis-jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu :
1. Laporan Lisan
a. Laporan Berita
b. Laporan Langsung
2. Laporan Tertulis
a. Laporan Tahunan
Ciri-cirinya :
- Disediakan oleh sebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi.
- Dibuat setahun sekali.
- Disampaikan mengikut urutan tarikh.
Tujuan :
menyediakan perancangan yang lebih baik untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi pada masa akan datang
b. Laporan Khas
Tujuan :
Mendapatkan maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Berguna kepada organisasi untuk masyarakat mendapatkan gambaran sebenar sesuatu peristiwa.
c. Laporan Presentasi
Ciri-cirinya :
- Mengandung penjelasan tentang tugas yang telah selesai dan kejayaan yang dicapai oleh sebuah syarikat atau organisasi.
d. Laporan Penilaian
Ciri-cirinya :
- Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian.
- Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada puhak tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.
e. Laporan Sulit
Ciri-cirinya :
- Mengandung maklumat tentang latar belakang individu.
- Maklumat mestilah tepat.
- Membantu semua pihak membuat keputusan terhadap permohonan sesorang calon.
f. Laporan Kajian
Ciri-cirinya :
- Dilakukan oleh sesuatu jawatan kuasa atau lembaga yang dipertanggungjawabkan untuk mengaji sesuatu isu, kejadian, dasar dll.
- Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan dan disampaikan kepada pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya.
- Tidak bersifat fiksyen.
g. Laporan Lawatan
Ciri-cirinya :
- Dilaporkan mengikuti perkembangan peristiwa.
- Tepat dan mudah dipahami.
Tujuan :
Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu berlangsung
h. Laporan Aktiviti
Ciri-cirinya :
- Ditulis mengikuti format tertentu.
- Disediakan oleh setiap perusahaan persatuan.
Tujuan :
Merakamkan atau memaklumkan sesuatu.
3. Fungsi Laporan
a. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan
b. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi
c. Sebagai alat untuk membuat Budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan
d. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan
4. Penulisan Laporan
Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan.
8) Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Sumber :
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf
Postingan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar